Malgré les avancées vers la simplification des démarches, notamment avec la généralisation de la Déclaration Sociale Nominative (DSN), il demeure parfois difficile de savoir quand, comment et à qui faire ses déclarations sociales. Comment s’assurer de les effectuer correctement sans commettre d’erreurs dans ces obligations toujours nombreuses ?
La bonne méthode
Connaître les déclarations sociales périodiques
- Déclaration Sociale Nominative (DSN) : Mensuelle, elle doit être effectuée électroniquement sur le site www.net.entreprises.fr et comprend les informations sur la rémunération, les dates d’arrivée et de départ, les suspensions de contrat et la durée du travail de chaque salarié.
- DOETH : Si vous avez 20 salariés ou plus pendant trois années consécutives, une déclaration annuelle sur l’emploi de personnes handicapées est nécessaire. À partir de 2021, elle se fait via la DSN. L’obligation d’emploi est fixée à 6 % de l’effectif total de salariés, avec des ajustements possibles.
Connaître les déclarations sociales ponctuelles
- Embauche : La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) doit être remplie dans les huit jours précédant l’embauche et adressée à l’URSSAF, regroupant diverses formalités.
- Maladie, maternité, paternité ou accident du travail : Une DSN « événement » doit être effectuée dans les 5 jours ouvrés suivant le début de l’arrêt de travail en l’absence de subrogation. En cas de subrogation, la DSN mensuelle suffit.
Utiliser le bon moyen de transmission
- Déclarations papier : Pour certaines déclarations, les formulaires papier peuvent encore être utilisés et doivent être signés et envoyés par télécopie, lettre recommandée avec avis de réception, ou déposés contre reçu.
- Déclarations électroniques : La majorité des transmissions doivent être dématérialisées. Depuis 2020, la déclaration et le paiement des cotisations sociales sont obligatoirement dématérialisés.
Éviter les erreurs
- DPAE : Même en cas d’obstacles matériels, l’obligation de déclaration préalable à l’embauche persiste et doit être effectuée par d’autres moyens si nécessaire.
- Garder les justificatifs : Conservez les éléments permettant de vérifier que vous avez effectué la DPAE et assurez-vous de pouvoir les produire en cas de contrôle.
- Départs des salariés seniors : Informez l’URSSAF du nombre de salariés concernés par certaines situations de départ.
Sanctions possibles
- Le non-respect des procédures peut entraîner des amendes, des pénalités, voire des sanctions pénales en cas de fausse déclaration ou de travail dissimulé.
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