La Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales (BDESE) est un outil crucial dans le monde du travail, imposé aux entreprises de plus de 50 salariés. Mais que recouvre exactement ce terme et comment est-il né ? Dans cet article, nous plongeons dans l’histoire de la BDESE, depuis ses origines jusqu’à son évolution actuelle. De plus, nous explorerons les sanctions qui peuvent être appliquées en cas de manquements à cette obligation légale, offrant ainsi un guide complet sur ce sujet essentiel pour les employeurs et les représentants du personnel.
Contexte historique
La base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) est un dispositif requis pour les entreprises ayant au moins 50 employés, destiné à stocker des données fournies par l’employeur et destinées aux membres du comité social et économique (CSE).
L’origine de la BDESE remonte à l’accord national interprofessionnel du 11 janvier 2013 pour un nouveau modèle économique et social visant à renforcer la compétitivité des entreprises et à sécuriser l’emploi et les carrières des employés. Cet accord a été signé par les syndicats CFDT, CFTC et CGC, ainsi que par trois organisations patronales : MEDEF, CGPME et UPA.
L’article 12 de cet accord préconise la mise en place d’une base de données unique dans l’entreprise, « régulièrement mise à jour, consolidant exhaustivement les données existantes sans compromettre les attributions des représentants du personnel ». La loi n° 2013-504 du 14 juin 2013, relative à la sécurisation de l’emploi (article 8), a rendu cette base obligatoire pour les employeurs de plus de 50 salariés. Cette loi a incorporé fidèlement les dispositions de l’accord national interprofessionnel dans le Code du travail, introduisant pour la première fois le terme « base de données économiques et sociales » (BDES). Deux textes ultérieurs précisent les modalités de mise en œuvre de la BDES : le décret n° 2013-1305 du 27 décembre 2013 et la circulaire du 18 mars 2014.
Plus tard, divers textes ont modifié la BDES, notamment :
- la loi Rebsamen n° 2015-994 du 17 août 2015, élargissant les informations contenues dans la BDES aux données récurrentes du CHSCT (remplacé par le CSE depuis le 1er janvier 2020 au plus tard) ;
- la loi travail n° 2016-1088 du 8 août 2016, enrichissant l’une des rubriques de la BDES (l’égalité professionnelle) ;
- l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017, renforçant les possibilités de négociation de la BDES ;
- la loi avenir professionnel n° 2018-771 du 5 septembre 2018, ajoutant de nouvelles informations dans la BDES concernant la formation professionnelle et l’égalité professionnelle. Son décret d’application n° 2019-15 du 8 janvier 2019 précise les informations à fournir sur les écarts de rémunération entre hommes et femmes.
Depuis le 25 août 2021, la BDES est devenue la BDESE (base de données économiques, sociales et environnementales) par la loi n° 2021-1104 du 22 août 2021, dite loi « climat et résilience ».
La loi Rixain n° 2021-1774 du 24 décembre 2021 ajoute également des informations pour les grandes entreprises, notamment sur les écarts de répartition entre hommes et femmes parmi les cadres dirigeants et les membres des instances dirigeantes, ainsi que sur l’index égalité femmes-hommes. Un décret d’application n° 2022-243 du 25 février 2022 précise les données supplémentaires à inclure concernant l’index, et un décret n° 2022-680 du 26 avril 2022 précise les modalités de calcul et de publication des écarts pour les cadres dirigeants.
Récemment, le décret n° 2022-678 du 26 avril 2022 a modifié les articles R. 2312-8 et R. 2312-9 du Code du travail concernant le contenu supplétif de la BDESE, notamment en fixant de nouveaux indicateurs environnementaux. La mise en place de la BDES, maintenant BDESE, est obligatoire dans les entreprises d’au moins 50 salariés disposant d’un CSE à partir du 14 juin 2014 (ou du 14 juin 2015 si l’entreprise compte moins de 300 salariés).
Seuils d’effectif et délais de mise en place
La BDESE doit être établie dans les entreprises d’au moins 50 salariés avec un CSE. L’effectif de 50 salariés est calculé en équivalents temps plein (ETP) sur le mois.
Lorsque l’entreprise compte moins de 50 salariés, aucune obligation légale de mettre en place une BDESE n’existe. Lorsque l’effectif atteint 50 salariés pendant 12 mois consécutifs, un délai de 12 mois commence pour la création de la BDESE.
Si l’effectif repasse en dessous de 50 salariés pendant cette période de 12 mois, l’obligation de créer la BDESE disparaît. En cas d’absorption d’entreprise, la BDESE doit être mise en place dans les 12 mois suivant le franchissement du seuil de 50 salariés, c’est-à-dire à partir de la date de l’absorption. Il n’y a pas d’obligation légale de créer une base de données par établissement lorsque l’entreprise a des CSE d’établissement et un CSE central. La BDESE mise en place au niveau de l’entreprise contient alors les informations propres à l’ensemble de l’entreprise et à chaque établissement.
Forme à respecter
La BDESE peut être établie sous forme écrite ou informatique. La forme écrite peut être un classeur dans le bureau de l’employeur ou du responsable RH, tandis que la forme informatique peut être une base de données sur le réseau intranet de l’entreprise ou sur un site externe, généralement géré par un prestataire externe spécialisé. Les coûts de création et de mise à jour sont à la charge de l’employeur.
Le choix de la forme relève de l’employeur, sauf dans les entreprises de plus de 300 salariés où seule une forme informatique est possible.
Il est possible de définir la forme de la BDESE par accord d’entreprise avec les délégués syndicaux représentant plus de 50 % des suffrages ou par les conventions collectives dans les entreprises de moins de 300 salariés.
Mises à jour
Une fois la BDESE établie, l’employeur doit la mettre à jour régulièrement, notamment avant les consultations obligatoires du CSE. Les consultations annuelles obligatoires concernent les orientations stratégiques, la situation économique et financière, et la politique sociale. La publication de l’index égalité professionnelle doit également être mise à jour dans la BDESE, avec des informations communiquées au CSE au plus tard le 1er mars de l’année suivante. L’employeur doit informer les titulaires du droit d’accès de chaque mise à jour de la BDESE.
Adaptations par accord
Il est possible d’adapter l’organisation, le contenu et les modalités de fonctionnement de la BDESE par accord, soit au niveau de la branche, soit avec les délégués syndicaux représentant plus de 50 % des suffrages, ou avec la majorité des élus titulaires du CSE en l’absence de délégués syndicaux. Les adaptations concernent la forme, le plan, le contenu, l’accès et les bénéficiaires de la BDESE, sous réserve de garantir les compétences du CSE et des délégués syndicaux.
Sanctions en cas de manquements
Les manquements de l’employeur à compléter la BDESE entraînent des poursuites devant le tribunal judiciaire et peuvent être considérés comme un délit d’entrave au fonctionnement régulier du comité.
Les utilisateurs de la BDESE sont passibles de sanctions en cas d’utilisation abusive ou de non-respect de la confidentialité des informations, pouvant aller jusqu’à des sanctions disciplinaires et civiles.
